1Báo cáo dài là một dạng thiếu tôn trọng
Có một sự thật khó nói trong dự án IT: phần lớn báo cáo gửi cho stakeholder không được đọc. Hoặc chính xác hơn — chúng được scan trong 30 giây, một vài câu được chú ý, phần còn lại trượt qua mắt như nước chảy qua đá. Nhưng PM vẫn dành hàng giờ mỗi tuần để viết, vì "đó là quy trình".
Báo cáo dài không thể hiện sự kỹ lưỡng. Nó thể hiện điều ngược lại: PM chưa đủ chín để chọn ra cái gì quan trọng, nên đẩy việc chọn lọc về phía người đọc.
2Khi mọi báo cáo trông giống nhau
Báo cáo trong phần lớn tổ chức IT đã trở thành một thể loại đồng phục. Cùng template, cùng các mục, cùng tông "chuyên nghiệp" trung tính. Stakeholder không thể phân biệt dự án A đang khoẻ với dự án B đang gặp nguy.
AI đang khiến vấn đề này tồi tệ hơn: AI viết báo cáo theo phong cách mẫu trung bình. Mọi báo cáo do AI hỗ trợ đều trau chuốt, đầy đủ, và mất hoàn toàn tiếng nói cá nhân của PM.
3Khung ba câu cho mọi báo cáo
Câu 1 — Dự án đang ở trạng thái nào, một từ? Khoẻ. Đang chậm. Đang gặp nguy. Không phải "on track with minor risks" — đó là né tránh. Một từ rõ ràng buộc PM phải có lập trường.
Câu 2 — Quyết định gì cần được đưa ra, hoặc đã được đưa ra tuần qua? Báo cáo không phải là log hoạt động. Nó là báo cáo về dòng quyết định. Câu này lọc ra điều gì thực sự quan trọng.
Câu 3 — Một rủi ro thật mà stakeholder cần biết? Một, không phải năm. Năm rủi ro trung bình trong một báo cáo nghĩa là không rủi ro nào nổi bật. Hãy chọn một rủi ro thật — cái khiến bạn mất ngủ.
4Ba thực hành để báo cáo có sức sống
5Để suy nghĩ tuần này
"Nếu chỉ giữ lại ba câu trong báo cáo này — ba câu nào? Và nếu chỉ ba câu ấy đến tay stakeholder, họ có biết phải làm gì không?"
Giá trị nằm ở sự cô đặc, không ở sự đầy đủ.